De arbomarkt staat onder druk: hoe kies je de juiste verzuimsoftware in een veranderende markt?

De arbomarkt verandert. Niet geleidelijk en niet in één richting, maar tegelijk en van meerdere kanten. Het aantal beschikbare bedrijfsartsen daalt terwijl de vraag naar verzuimbegeleiding toeneemt. De eisen van het UWV zijn de afgelopen jaren strenger geworden. Werkgevers verwachten snellere communicatie en betere rapportages. En de caseloads van casemanagers groeien gewoon door. Voor directeuren van arbodiensten is dat een complexe combinatie. En voor de verzuimsoftware die hun organisatie gebruikt, zijn het hogere eisen dan vijf jaar geleden.

Dit artikel gaat over twee ontwikkelingen die de arbomarkt in 2025 en 2026 het meest onder druk zetten, wat ze concreet betekenen voor de dagelijkse praktijk van een arbodienst en welke eisen dat stelt aan de software die je kiest.

Nederland kampt al jaren met een tekort aan bedrijfsartsen. De instroom in de opleiding groeit, maar niet snel genoeg om de verwachte uitstroom door pensionering op te vangen. Dat betekent dat de druk op bestaande bedrijfsartsen de komende jaren hoog blijft. Langere wachttijden voor consulten zijn het directe gevolg. En langere wachttijden leiden tot vertragingen in re-integratietrajecten, extra kosten voor werkgevers en financieel risico voor werknemers die langer in onzekerheid zitten.

De praktische consequentie van die schaarste is dat bedrijfsartsen hun tijd steeds meer moeten besteden aan complexe medische en arbeidsdeskundige afwegingen, terwijl routine- en opvolgtaken relatief veel capaciteit opslokken. Taakdelegatie is daarvoor een logische oplossing: andere gekwalificeerde professionals, waaronder casemanagers, nemen onderdelen van de begeleiding over zodat de bedrijfsarts zich kan richten op de complexe casuïstiek waarvoor zijn expertise echt nodig is.

In die logica past administratieve lastenverlichting heel goed. Als caseloads stijgen en bedrijfsartsen minder beschikbaar zijn, wordt efficiëntie in dossiervoering, terugkoppeling en signalering een directe voorwaarde om de werkdruk beheersbaar te houden. Digitalisering van de eerste uitvraag, kritischer beoordelen of een fysiek consult nodig is, en de inzet van videospreekuren zijn concrete manieren waarop de sector hier al op inspeelt. Maar ze werken alleen als de onderliggende administratie goed geregeld is.

Administratieve lastenverlichting is in een markt met structurele schaarste dus geen luxe-optie. Het is een capaciteitsstrategie. Minder handmatige opvolging betekent meer tijd voor medische beoordeling en re-integratieadvies. En meer tijd voor inhoud betekent betere begeleiding bij minder beschikbare capaciteit.

Het UWV toetst bij een WIA-aanvraag of de werkgever in de eerste 104 ziekteweken voldoende re-integratie-inspanningen heeft geleverd. Als dat niet zo is, kan een loonsanctie volgen die de loondoorbetalingsverplichting met maximaal 52 weken verlengt. Dat is geen symbolische maatregel. Het gaat om doorbetaling van loon en opschorting van de WIA-aanvraag, dus om directe en soms forse financiële consequenties voor de werkgever.

De toetsing is tweedelig. Eerst beoordeelt het UWV de compleetheid van het re-integratieverslag: zijn alle verplichte stappen gedocumenteerd en zijn alle stukken aanwezig? Daarna volgt een inhoudelijke beoordeling: zijn de re-integratie-inspanningen voldoende geweest? Als stukken niet tijdig compleet zijn, kan al een administratieve loonsanctie volgen, waarna herstel nodig is om de sanctie te bekorten. Dat maakt het tweeledige karakter van de toetsing in de praktijk kostbaar: een formele tekortkoming heeft net zoveel consequenties als een inhoudelijke.

Onderzoek uit de periode 2015-2017 laat zien dat gemiddeld 11% van de beoordeelde re-integratieverslagen leidde tot een inhoudelijke loonsanctie. Ruim 85% van de tekortkomingen was terug te voeren op de werkgever, waaronder te late of onvoldoende re-integratie. Dat zijn geen abstracte statistieken. Het betekent dat bij één op de tien beoordelingen iets niet klopte wat de werkgever geld heeft gekost. En achter elk van die gevallen stond een dossier dat door een casemanager was bijgehouden.

Voor directeuren van arbodiensten is dit een risicovraagstuk. Elke casemanager in het team beheert meerdere dossiers tegelijk. De kans dat er ergens iets tussendoor valt, neemt toe met de caseload. Omdat het UWV strikt toetst op de 104 weken, de compleetheid van het re-integratieverslag en de tijdige opvolging van mijlpalen, zijn deadline-gestuurde workflows en automatische signalering functioneel bijna onmisbaar geworden. Niet als extraatje, maar als basisvereiste voor een verantwoord werkproces.

Het tekort aan bedrijfsartsen en de strengere UWV-toetsing lijken twee aparte ontwikkelingen. Maar ze werken op elkaar in. Minder beschikbare artsen betekent grotere caseloads voor casemanagers. Grotere caseloads betekent meer dossiers die tegelijk lopen. Meer dossiers die tegelijk lopen betekent een grotere kans dat er iets tussendoor valt. En als het UWV strenger toetst, heeft elk hiaat in het dossier meer consequenties dan voorheen.

De situatie is daarmee structureel anders dan vijf jaar geleden. Toen was een gemiste stap vervelend. Nu is het een financieel risico. Arbodiensten die hun processen nog steeds inrichten op handmatig bijhouden en persoonlijk onthouden, lopen een risico dat elke maand groter wordt. Niet omdat de casemanagers minder goed zijn, maar omdat de omstandigheden veranderd zijn.

De gemeenschappelijke oplossing is verzuimsoftware die de druk van het bijhouden wegneemt. Software die niet wacht tot je ernaar zoekt, maar je vertelt wat er moet. Die de Poortwachter-termijnen bewaakt op basis van de eerste ziektedag. Die een vervolgactie aanmaakt zodra een consult wordt afgesloten. Die de werkgever tijdig attendeert op zijn verplichtingen. En die de eerstejaars evaluatie in week 52 niet laat vergeten, ook niet als de casemanager vijf andere urgente dossiers heeft liggen.

Taakdelegatie, waarbij casemanagers meer taken overnemen van de bedrijfsarts, is een logisch antwoord op de schaarste. Maar het werkt alleen als de administratieve infrastructuur het ondersteunt. Als een casemanager meer verantwoordelijkheid krijgt voor de opvolging van een re-integratietraject, moet ze ook kunnen vertrouwen op een systeem dat de termijnen bewaakt en haar attendeert als actie nodig is.

Zonder die infrastructuur is taakdelegatie een verschuiving van de druk, niet een verlichting ervan. De casemanager krijgt meer taken, maar ook meer verantwoordelijkheid voor het bijhouden van termijnen die ze voorheen niet hoefde te bewaken. En bij een caseload van 80 of 100 dossiers is dat zonder goede software een kwetsbaarheid.

Met de juiste casemanagement software verandert dat. De software houdt de termijnen bij, de casemanager houdt de regie. Taakdelegatie wordt daarmee niet alleen mogelijk, maar ook verantwoord. De bedrijfsarts kan zich richten op complexe casuïstiek. De casemanager voert de opvolging uit. En het systeem zorgt ervoor dat niets tussen de wal en het schip valt.

Als je nu verzuimsoftware vergelijkt of overweegt over te stappen, zijn er vragen die er meer toe doen dan de feature-lijst. Bewaakt het systeem Poortwachter-termijnen automatisch op basis van de eerste ziektedag? Worden de verplichte mijlpalen, probleemanalyse, Plan van Aanpak, eerstejaars evaluatie en de aanlevering van het re-integratieverslag bij de WIA-aanvraag in de 93e ziekteweek, actief gesignaleerd? Worden escalaties zichtbaar als documenten ontbreken? En worden werkgeversverplichtingen tijdig gecommuniceerd?

Maar naast die functionele vragen is er een vraag die in de praktijk te weinig gewicht krijgt: hoe gebruiksvriendelijk is het systeem voor de casemanager die er elke dag mee werkt? Een systeem dat technisch alles kan maar moeilijk te bedienen is, wordt omzeild. De casemanager valt terug op haar agenda en spreadsheet. En dan is de technische volledigheid irrelevant voor de dagelijkse praktijk.

Goede verzuimsoftware is de software die elke dag wordt gebruikt, door iedereen in het team, zonder dat er een cursus voor nodig is. Die de signaleringen levert in het overzicht dat de casemanager toch al gebruikt. En die meegroeit als de caseload groeit of als er nieuwe medewerkers bijkomen die het systeem nog moeten leren kennen.

CompuCase is gebouwd voor arbodiensten die dit willen. Niet de grootste naam op de markt, maar een leverancier die specifiek voor de arbomarkt bouwt, snel reageert als er iets niet klopt en functionaliteit ontwikkelt op basis van wat casemanagers in de praktijk nodig hebben. De drempel om over te stappen is lager dan je denkt.

Het tekort aan bedrijfsartsen gaat de komende jaren niet verdwijnen. De instroom in de opleiding groeit, maar de uitstroom door pensionering is de komende tien jaar groter. De eisen van het UWV worden niet soepeler. En de verwachtingen van werkgevers gaan niet omlaag. Arbodiensten die willen groeien, of op zijn minst hun kwaliteit willen vasthouden, moeten nu nadenken over hoe ze hun processen inrichten.

Software is daarin geen bijzaak. Het is de infrastructuur waarop de dienstverlening draait. Als die infrastructuur niet meegroeit met de markt, groeit de arbodienst ook niet mee. Meer caseload en strengere sancties maken administratieve lastenverlichting en deadline-monitoring niet optioneel maar noodzakelijk. Dat is de kern van de business case voor goede verzuimsoftware in 2026.

Benieuwd hoe CompuCase omgaat met de uitdagingen in de arbomarkt? Plan een demo en we laten je zien hoe de software eruitziet in de praktijk.

 

Demo aanvragen