AVG en verzuimsoftware: wat privacy by design betekent voor arbodiensten

De Autoriteit Persoonsgegevens beboette een Nederlands onderhoudsbedrijf omdat het in zijn verzuimsysteem diagnoses, klachten en pijnaanduidingen van werknemers vastlegde. De boete bedroeg €15.000, maar de theoretische basisboete lag op ruim één miljoen euro. Wat de zaak bijzonder maakt: het bedrijf handelde niet moedwillig. Het systeem liet het gewoon toe, en niemand had nagedacht over wat er in dat notitieveld terecht mocht komen.

Volgens CNV-onderzoek doet 57% van de werkgevers dit nog steeds. Niet uit onwil, maar omdat het systeem geen onderscheid maakt tussen wat wel en niet mag. En als het systeem het toelaat, is de kans dat iemand de grens onbewust overschrijdt realistisch aanwezig, zeker bij casemanagers die onder druk werken en snel notities maken.

Voor arbodiensten is dit een dubbel risico. Zij verwerken structureel gevoelige data over werknemers van hun klanten. Ze zijn zelf verantwoordelijk voor de juiste verwerking, en ze zijn ook de partij die werkgevers adviseert over hoe om te gaan met verzuimdata. Als de software die ze gebruiken geen bescherming biedt, is de keten kwetsbaar op twee plekken tegelijk.

Privacy by design is het principe dat privacy al in het ontwerp van een systeem is ingebouwd, zodat fouten zoveel mogelijk worden voorkomen in plaats van achteraf hersteld. In de context van AVG en verzuimsoftware betekent dat concreet: het systeem bepaalt mede wat er kan worden ingevoerd, wie wat kan zien en hoe lang data wordt bewaard. Niet de gebruiker, niet de configuratie, maar het ontwerp.

Dat is een fundamenteel andere benadering dan een systeem dat alles toelaat en rekent op de discipline van de gebruiker. Discipline werkt onder normale omstandigheden. Maar bij hoge werkdruk, tijdsdruk of onduidelijkheid over wat wel en niet mag, is een systeem dat actief ingrijpt betrouwbaarder dan een systeem dat passief registreert.

Voor arbodiensten die de AVG serieus nemen, is privacy by design daarmee geen vinkje op een compliancelijst. Het is een functionele eis aan de verzuimsoftware die ze kiezen.

CompuCase is gebouwd op drie lagen die samen invulling geven aan het privacy by design-principe.

De eerste laag is dataminimalisatie. CompuCase heeft een ingebouwde lijst met medische termen die worden geblokkeerd of geflagd zodra iemand ze probeert vast te leggen op een plek waar dat niet is toegestaan. De lijst is uitgebreid en aanpasbaar per arbodienst. Afhankelijk van de instelling waarschuwt het systeem de gebruiker of blokkeert de invoer volledig. Dat voorkomt dat gezondheidsgegevens onbewust op de verkeerde plek terechtkomen, zonder dat de casemanager daarvoor elke keer een beslissing hoeft te nemen.

De tweede laag is rolzuivere toegang. De werkgeversmodule en de arbomodule zijn in CompuCase gescheiden op architectuurniveau, niet als configuratie-optie maar als standaard inrichting. Casemanager, bedrijfsarts en werkgever zien elk alleen wat bij hun rol hoort. Medische gegevens blijven buiten bereik van de werkgever, niet omdat iemand dat heeft ingesteld maar omdat het systeem zo is gebouwd. Dat is het verschil tussen een slot dat iemand op de deur doet en een deur die structureel niet kan worden geopend door de verkeerde persoon.

De derde laag is lifecycle control. Bewaartermijnen voor verzuimdossiers zijn niet uniform. Een reguliere verzuimcase heeft een andere termijn dan een WIA-dossier, een ERD ZW-case of een dossier met medische gegevens. CompuCase bepaalt de bewaartermijn automatisch op basis van het dossiertype en signaleert wanneer een dossier aan het einde van zijn bewaartermijn nadert. Geen handmatige controle, geen risico op vergeten dossiers die de AVG-termijn overschrijden.

Naast de functionele privacy by design-inrichting is CompuCase jaarlijks geauditeerd door DNV en gecertificeerd op zowel ISO 27001 als NEN 7510. Beide normen gaan over informatiebeveiliging, maar ze vullen elkaar aan.

ISO 27001 is de internationale standaard voor informatiebeveiliging. De norm beschrijft hoe een organisatie gevoelige data systematisch beschermt, risico’s beheert en datalekken voorkomt. Een ISO 27001-certificering betekent dat een onafhankelijke auditor heeft vastgesteld dat de beveiligingsprocessen en technische maatregelen voldoen aan de norm.

NEN 7510 is de Nederlandse aanvulling op ISO 27001, specifiek toegespitst op de zorgsector. Waar ISO 27001 algemeen is, richt NEN 7510 zich op de bijzondere eisen die gelden voor medische en zorggegevens. Voor arbodiensten die werken met gezondheidsdata van werknemers is NEN 7510-certificering daarmee een directe aanwijzing dat de software voldoet aan de specifieke beveiligingseisen van de sector.

Voor de directeur van een arbodienst is dat relevant bij de selectie van verzuimsoftware: een leverancier zonder NEN 7510-certificering kan niet aantonen dat de beveiliging van medische data aan de sectorspecifieke eisen voldoet. Dat is een risico dat je als gecertificeerde arbodienst niet wil nemen.

CompuCase voldoet naast de certificeringen ook aan de NCSC-beveiligingsrichtlijnen, hanteert 2FA als standaard en houdt volledige toegangslogging bij. Dat maakt de beveiligingsketen aantoonbaar en controleerbaar, ook bij een interne of externe audit.

Een veelgehoord bezwaar tegen compliance-gericht ontwerp is dat het de software complexer en lastiger maakt. Meer restricties, meer meldingen, meer stappen. Maar dat is niet hoe privacy by design werkt als het goed is geïmplementeerd. Een systeem dat structureel voorkomt dat de verkeerde data op de verkeerde plek terechtkomt, hoeft de casemanager daar niet mee te belasten. De beveiliging zit in het ontwerp, niet in de werkstroom.

CompuCase is zo ingericht dat de privacy by design-lagen op de achtergrond werken. De casemanager werkt in een overzichtelijk systeem, ziet direct wat er vandaag moet en voert acties uit zonder extra compliance-stappen. De bescherming is er, maar ze vertraagt het werk niet. Dat is de combinatie die in de praktijk werkt: een systeem dat compliant is zonder dat het ingewikkeld aanvoelt.

Lees ook het artikel over hoe de arbomarkt verandert en welke eisen dat stelt aan verzuimsoftware: De arbomarkt staat onder druk: hoe kies je de juiste verzuimsoftware in een veranderende markt? Of plan een demo bij CompuCase en we laten je zien hoe privacy by design eruitziet in de praktijk.

Demo aanvragen