WIA-hersteloperatie: hoe houd je oude verzuimdossiers vindbaar én compliant?

Wat is de vergoedingsregeling WIA-herstel?

Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft een vergoedingsregeling vastgesteld voor mensen van wie het dagloon voor hun WIA-uitkering niet juist is berekend. Het gaat om drie categorieën fouten: dagloon dat tussen 2020 en 2024 te laag is vastgesteld, dagloon dat tussen 2006 en 2022 niet is geïndexeerd, en WIA-uitkeringen waarvan het recht is ingegaan op of na 1 juli 2015, naar aanleiding van uitspraken van de Centrale Raad van Beroep over de toepassing van loonloze tijdvakken bij de dagloonberekening. De regeling treedt op 1 september 2026 in werking. Het UWV voert de herstelactie vervolgens gefaseerd uit, de eerste vergoedingen worden naar verwachting vanaf oktober 2026 uitgekeerd. Mensen hoeven hier zelf niets voor te doen, het UWV benadert hen actief.

Voor werkgevers en arbodiensten ligt de impact niet in de uitvoering van de herstelactie WIA zelf, maar in de vragen die eromheen ontstaan. Een oud-medewerker die bericht krijgt van het UWV, neemt soms ook contact op met de vroegere werkgever, met vragen over de historische context en het dossier. Werkgevers kunnen zich daarnaast afvragen of een correctie gevolgen heeft voor hun eigen financiële of administratieve positie, bijvoorbeeld wanneer zij eigenrisicodrager zijn voor de WGA. En een arbodienst die destijds het traject begeleidde, kan gevraagd worden om het dossier te bevestigen of aan te vullen.

Dat soort vragen komt vaak op een moment waarop niemand meer actief met het dossier bezig is. Het traject is afgerond, de medewerker is uit dienst, en de aandacht van de casemanager ligt allang bij andere, actuele zaken. Precies dan moet je de beschikbare dossierinformatie zonder onnodige vertraging kunnen terugvinden, gestructureerd en in de juiste context, zodat de vraag van de werkgever of oud-medewerker direct en correct beantwoord kan worden.

Waarom oude dossiers nog jaren later relevant kunnen zijn

De vergoedingsregeling WIA-herstel is een concreet voorbeeld, maar het onderliggende patroon is structureel. Een verzuim- of re-integratiedossier dat drie, vier of vijf jaar geleden is afgesloten, kan altijd weer relevant worden: door een hersteloperatie zoals deze, door een juridisch geschil, door een controle van het UWV, of gewoon doordat een voormalig werknemer zelf met een vraag komt.

Bij een enkel dossier is dat geen probleem. Bij een caseload van 80 tot 100 of meer lopende en afgesloten dossiers, verspreid over meerdere werkgevers, wordt het een ander verhaal. Handmatig zoeken in mailboxen, gedeelde mappen en losse Excel-bestanden is dan geen structurele oplossing, het is improviseren op het moment dat het al urgent is. En het gaat niet alleen om iets kunnen terugvinden. Het gaat om iets kunnen uitleggen: kloppen de stappen die destijds zijn gezet, en kun je dat aantonen als een toezichthouder of oud-werknemer ernaar vraagt?

De andere kant van hetzelfde probleem: bewaartermijnen

Terwijl dossiers vindbaar moeten blijven zolang ze relevant kunnen worden, geldt tegelijk het tegenovergestelde principe: gegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk. De AVG staat bewaren zonder duidelijk doel niet toe, en voor verzuim- en re-integratiedossiers gelden daarnaast specifieke termijnen die per situatie verschillen.

De juiste bewaartermijn hangt af van het soort gegevens, de rol van de organisatie en de wettelijke grondslag. Voor administratieve verzuimgegevens geldt vaak een kortere termijn, terwijl medische gegevens en dossiers rond eigenrisicodragerschap of een WGA-traject langer kunnen moeten worden bewaard. Er bestaat geen enkele universele regel die voor elk dossier geldt.

Ter indicatie noemt de Autoriteit Persoonsgegevens voor gewone administratieve verzuimgegevens een termijn van maximaal twee jaar na afloop van de arbeidsrelatie als uitgangspunt. Voor werkgevers die eigenrisicodrager zijn voor de Ziektewet geldt doorgaans vijf jaar voor de overige gegevens en tien jaar voor het medisch dossier. Bij eigenrisicodragerschap voor de WGA kunnen gegevens gedurende het WGA-traject relevant blijven, wat in de praktijk vaak meerdere jaren beslaat en kan oplopen tot ongeveer tien jaar. Voor medische dossiers in de relevante context noemt de AP een termijn van twintig jaar. Dit zijn richtlijnen, geen universele regel: de exacte termijn hangt altijd af van de specifieke situatie.

Dat zijn geen losse, willekeurige regels. Het zijn verschillende termijnen voor verschillende soorten gegevens en rollen, die stuk voor stuk hun eigen risico kennen als ze niet goed worden toegepast.

De spanning tussen te lang en te vroeg bewaren

Precies hier ontstaat het spanningsveld waar arbodiensten dagelijks mee te maken hebben. Te lang bewaren is een AVG-risico: gegevens die langer worden bewaard dan noodzakelijk, zonder duidelijke grondslag, kunnen leiden tot een terechte klacht of boete. Te vroeg verwijderen is een ander risico: precies het dossier dat je nodig hebt om een situatie te kunnen uitleggen, blijkt dan al te zijn opgeschoond.

De vergoedingsregeling WIA-herstel laat zien hoe dat risico er in de praktijk uitziet. Een dossier dat drie jaar geleden binnen de geldende termijn had mogen worden opgeschoond, blijkt nu ineens relevant voor een werkgever die wil nagaan of een oud-medewerker onder de regeling valt. Dat is geen reden om alles voor altijd te bewaren, dat zou de AVG juist schenden, maar het onderstreept wel dat bewaartermijnen zorgvuldig en per dossiertype moeten worden toegepast, niet als één simpele vuistregel voor alle dossiers tegelijk.

Waarom handmatig bijhouden een structureel risico is

Voor een enkele werkgever met een overzichtelijk personeelsbestand is het misschien nog behapbaar om per dossier bij te houden welke bewaartermijn geldt en wanneer die verloopt. Voor een arbodienst die verzuimregistratie verzorgt voor tientallen werkgevers tegelijk, met honderden dossiers die allemaal een eigen type en eigen termijn hebben, is dat geen realistische verwachting.

Het risico zit niet in onwil of onzorgvuldigheid van casemanagers. Het zit in de aard van het probleem: verschillende termijnen, verschillende startdata, verspreid over een groot aantal dossiers die niet allemaal even actief in beeld zijn. Juist de dossiers waar weinig gebeurt, de stille dossiers van jaren geleden, verdwijnen het snelst naar de achtergrond. Tot het moment dat ze, zoals nu met de vergoedingsregeling WIA-herstel, ineens weer relevant blijken.

Dat geldt des te sterker voor arbodiensten die verzuimregistratie voeren voor werkgevers met uiteenlopende afspraken. De ene werkgever is eigenrisicodrager, de andere niet. De ene heeft veel medewerkers met langdurige, medisch complexe trajecten, de andere vooral kortdurend verzuim. Elke combinatie kan een andere bewaartermijn met zich meebrengen, en zonder een systematische aanpak is het vrijwel onmogelijk om dat voor elke werkgever afzonderlijk correct en consistent bij te houden.

Hoe CompuCase dit oplost

Een goed ingericht arbomanagementsysteem lost beide kanten van dit vraagstuk tegelijk op, in plaats van ze los van elkaar te behandelen. Aan de ene kant gaat het om vindbaarheid: alle verzuim- en re-integratiedocumenten centraal, gestructureerd en doorzoekbaar vastgelegd, zodat een dossier van vier jaar geleden binnen enkele minuten compleet boven tafel komt, in plaats van dat er in losse mappen en mailboxen moet worden gezocht.

Aan de andere kant gaat het om compliance en bewaartermijnen. CompuCase bepaalt de geldende bewaartermijn op basis van het type dossier, signaleert proactief wanneer een dossier het einde van die termijn nadert, en biedt de mogelijkheid om dossiers vervolgens automatisch op te schonen. Dat betekent geen handmatige lijsten die iemand moet bijhouden, geen dossiers die per ongeluk te lang blijven staan of juist te vroeg verdwijnen, en beter inzicht en meer controle over wat er met verzuimregistratie gebeurt gedurende de levensduur van een dossier.

Voor een arbodienst betekent dat twee dingen tegelijk: klaar staan wanneer een dossier van jaren geleden onverwacht weer relevant wordt, én aantoonbaar voldoen aan de bewaartermijnen die daarop van toepassing zijn. Niet als twee losse taken, maar als één doorlopend proces binnen dezelfde verzuimsoftware. CompuCase helpt zo onderscheid maken tussen dossiers die nog beschikbaar moeten zijn en dossiers die volgens de geldende termijn juist moeten worden opgeschoond.

Wat je mag verwachten van je verzuimsoftware

Als je nu verzuimsoftware vergelijkt of overweegt over te stappen, zijn er een paar vragen die verder gaan dan de standaard functielijst. Worden dossiers centraal en doorzoekbaar vastgelegd, zodat een dossier van jaren geleden zonder omwegen terug te vinden is? Wordt per dossiertype automatisch de juiste bewaartermijn toegepast, in plaats van één vaste regel voor alle dossiers? Krijg je een signaal wanneer een bewaartermijn nadert, zodat opschonen een bewuste keuze is en geen toevalstreffer? En blijft die logica overeind ook bij honderden dossiers verspreid over tientallen werkgevers?

Dat zijn geen vragen die je pas relevant vindt op het moment dat er een hersteloperatie als deze langskomt. Het zijn vragen die bepalen hoe goed een arbodienst voorbereid is op elk moment waarop een dossier van jaren geleden onverwacht weer aandacht vraagt, of dat nu door een oud-medewerker is, door een toezichthouder, of door een landelijke regeling.

Wat dit betekent voor dit najaar

De vergoedingsregeling WIA-herstel is een tijdelijke aanleiding, maar het onderliggende vraagstuk is dat niet. Oude dossiers kunnen altijd weer relevant worden, om redenen die vandaag nog niet te voorzien zijn. De vraag is niet of dat gaat gebeuren, maar of je er dan klaar voor bent: kun je het dossier snel en compleet tonen, en heb je het volgens de juiste termijn bewaard.